En el contexto del comercio internacional, donde las importaciones son esenciales para el crecimiento empresarial, las órdenes de compra internacionales asumen un rol crítico. Estas órdenes no solo representan una parte fundamental del proceso, sino que también encapsulan información crucial del contrato de compraventa internacional. Al hacerlo, proporcionan al equipo de trabajo claridad sobre los productos negociados y aportan trazabilidad al proceso. Esta trazabilidad, a su vez, posibilita a la empresa evaluar la rentabilidad de cada importación y determinar el éxito o fracaso del proyecto en su conjunto.

Un contrato de compraventa internacional se cristaliza mediante la presencia de una oferta y su correspondiente aceptación entre las partes involucradas. Normalmente, esta oferta toma forma como una cotización o una factura proforma, mientras que la orden de compra representa la aceptación formal de dicha oferta. Entre los componentes indispensables de una orden de compra se incluyen:

• Número de la Orden de Compra / Consecutivo
• Fecha de Elaboración de la Orden de Compra
• Información Detallada de las Partes: Comprador y Vendedor
• Descripción Detallada de los Productos: Códigos de Inventario (SKU) y Descripciones
• Cantidad con la Respectiva Unidad de Medida
• Precio de los Productos en la Moneda de Negociación
• INCOTERM que Define los Términos de Entrega
• Términos de Pago
• Fecha de Entrega

Estos elementos, aunque esenciales, representan solo el nivel básico. Para una optimización verdadera del proceso de compras internacionales, se sugiere la consideración de los siguientes puntos:

Vinculación de Oferta y Orden de Compra: Así como se debe llevar un consecutivo de cada OC emitida por la compañía, tu proveedor también lleva un consecutivo de sus ofertas, cotizaciones y facturas proforma, por lo tanto, adicionar un campo en la OC en la cual ingreses el número de oferta del proveedor te ayudará a asociar estos dos documentos de manera inmediata evitando desviaciones o cambios a lo largo del proceso de negociación.

Gestión de Estados: El ciclo de una orden de compra abarca diversas fases. La asignación de estados o eventos a cada orden permite un análisis detallado del proceso y el tiempo involucrado. Estos estados pueden incluir la “Emisión de la Orden”, la “Aceptación por Parte del Proveedor”, el “Proceso de Embarque”, entre otros.

Registro de Fechas en Eventos: La atribución de fechas a cada evento o estado brinda un medio para el control riguroso de los tiempos. Esta práctica facilita la identificación y análisis de posibles retrasos, contribuyendo a una mayor comprensión de las causas y su impacto.

Rastreo Integral: La vinculación de cada Orden de Compra con el correspondiente documento de embarque otorga una trazabilidad completa. Esta asociación resulta particularmente beneficiosa al momento de abordar trámites aduaneros y procedimientos logísticos.

En esta era digital, la tecnología moderna ofrece soluciones eficaces. Las carpetas digitales en la nube presentan una alternativa conveniente y accesible para centralizar documentos y facilitar la colaboración en equipo.

En conclusión, si bien las pequeñas y medianas empresas pueden carecer de herramientas avanzadas, la optimización de las órdenes de compra internacionales está al alcance de todas. Empresas como TRADING PLUS LATAM ofrecen soluciones que promueven la visibilidad y trazabilidad 24/7 para todas las órdenes de compra, sin importar el tamaño de la entidad. Contáctanos ahora y uno de nuestros asesores te ayudará a dar ese primer paso juntos.

En última instancia, el éxito en el ámbito de las importaciones encuentra un aliado sólido en las órdenes de compra internacionales. Mediante su estructura, trazabilidad y control, estas órdenes se convierten en pilares fundamentales para la ejecución eficaz de proyectos de importación. Enfrentar el proceso con este nivel de preparación puede marcar la diferencia entre un proceso de importación exitoso y uno que no genere los resultados esperados.