La gran mayoría de compras internacionales que realizan las PYMES en Colombia son ejecutadas sin el soporte de un contrato de compraventa internacional explícito. Es una realidad que la mayoría de los empresarios PYME del país están acostumbrados a cerrar negocios a través de WhatsApp, correos electrónicos y plataformas de comercio electrónico, muchas veces incluso sin tener un documento formal de orden de compra donde se establecen los términos del negocio y las características detalladas del producto.

A muchos les va bien, obtienen sus productos al precio pactado y de acuerdo con los niveles de calidad que requieren; sin embargo, a muchos otros les ocurren situaciones que definitivamente los lleva al borde de la quiebra: producto defectuoso, incompleto, diferentes a lo negociado, estafas, entre otros casos. ¿Qué diferencia un caso del otro? ¿Es solo cuestión de suerte encontrar a un proveedor que haga las cosas bien? ¿es realmente necesario un contrato para “garantizar” que las negociaciones se lleven tal cual lo acordado?

Es normal pensar que los contratos realmente son la solución al problema y que cuando se firma un contrato con un proveedor internacional uno se encuentra completamente “blindado” a cualquier novedad que pueda poner en riesgo el negocio, sin embargo, en la vida real no es tan cierto o definitivo como lo parece.
Lo primero que hay que tener en cuenta es que no hay manera de “GARANTIZAR” o de “BLINDAR” un negocio internacional, los riesgos se gestionan, no se eliminan del todo. Los contratos son precisamente eso, una herramienta para gestionar el riesgo implícito en una compra internacional. Con esto no quiero decir que los contratos sean inútiles o que no marquen la diferencia, lo que quiero exponer es que en la realidad de las negociaciones un contrato por si solo no elimina el riesgo de una compra internacional. Les pongo un ejemplo:

Vamos a asumir que la empresa GLOBAL SUPPLY LTD. firma un contrato de compraventa internacional con la empresa IMPORTACIONES S.A.S., comprometiéndose a vender 100 unidades de rollos de Malla Sombra a USD 10 la unidad. Pactan un incoterm CFR Barranquilla, un tiempo de entrega de 30 días para la producción, 35 de tránsito marítimo a destino y un término de pago de 30% anticipo para iniciar fabricación y un 70% antes de embarcar la mercancía en el puerto de origen.

El jefe de compras de IMPORTACIONES S.A.S. luego de firmar el contrato, realiza el giro a la cuenta bancaria designada por el proveedor, cuyos datos se encuentran en el contrato; luego de realizar el giro, notifica a su proveedor que ha enviado los fondos y 30 días después, el proveedor le informa que ha finalizado la producción y que ya es el momento para pagar el 70% restante del valor del contrato, de acuerdo con los términos negociados. El jefe de compras de IMPORTACIONES S.A.S. le pide al proveedor que le envíe alguna evidencia de la fabricación de los bienes incluidos en el contrato, a lo cual, GLOBAL SUPPLY LTD. responde con unas fotografías donde se logra evidenciar unos rollos de malla negra con una etiqueta que muestra claramente el nombre de IMPORTACIONES S.A.S. y su dirección de Colombia. Al recibir la evidencia, el jefe de compras realiza el segundo pago pactado y le solicita a su proveedor que en cuanto realice el proceso de embarque, le envíe el BL (Documento de Transporte). Pasan 10 días y el proveedor no envía nada, pasan 15, 20, 30 y finalmente el proveedor no vuelve a responder ninguna de las comunicaciones enviadas por IMPORTACIONES S.A.S.

El jefe de compras, luego de consultar con su equipo legal, decide invocar la cláusula de arbitraje, en la cual se pactó que el vendedor y el comprador para solucionar cualquier conflicto que se genere a partir del contrato asistirían a CONCILIACIONES S.A. un centro de conciliación ubicado en el país de origen del proveedor que es donde se han fabricados los productos. Con este propósito, CONCILIACIONES S.A. le envía a IMPORTACIONES S.A.S., una factura por valor de USD 200 para iniciar el proceso y notificar a GLOBAL SUPPLY LTD. DEL ARBITRAJE, informándole que dentro de un plazo de 60 días se llevaría a cabo la audiencia de conciliación para llegar a un acuerdo vinculante entre las partes.

60 días después, un representante de IMPORTACIONES S.A.S. recibe una notificación por parte de CONCILIACIONES informando que GLOBAL SUPPLY LTD. no respondió a la citación del arbitraje y que, al buscarlo en el domicilio registrado, lograron evidenciar que la empresa GLOBAL SUPPLY LTD. no está legalmente constituida, la dirección que suministró es falsa y que se desconoce quien o quienes son las personas que estuvieron en contacto con IMPORTACIONES S.A.S. Fin de la historia.
¿qué falló? ¿qué hizo mal el jefe de compras de IMPORTACIONES S.A.S.? ¿por qué el contrato no tuvo el efecto deseado de garantizar y blindar la operación? Les comparto mis puntos de vista:

Lo que falló es que el jefe de compras de IMPORTACIONES S.A.S. solo se basó en el contrato de compraventa como su única herramienta de minimización de riesgo. No validó que su proveedor estuviera legalmente constituido en el país de origen, que realmente se dedicara a fabricar los productos incluidos dentro del contrato y que realmente contara con las herramientas para cumplir con él. Tampoco se validó la identidad de la persona que envió las ofertas o que decía representar al vendedor, la identidad del representante legal de la compañía o del apoderado y claro está, no revisó la calidad de los productos antes de ser embarcados con una empresa imparcial. Solicitar ese tipo de evidencias como fotos de la mercancía que sean tomadas directamente por el proveedor no es conveniente, pues se le permite ser al proveedor Juez y parte dentro de la negociación.

Este ejemplo nos permite evidenciar que ninguna herramienta aplicada de manera aislada durante el proceso de una negociación blinda un negocio y que, de hecho, un contrato por sí solo no protege, sino que crea una falsa certeza que puede llevar a tomar peores decisiones y generar mayores costos como gastos legales que nunca llegarán a un buen término.

Dentro de nuestra experiencia hemos encontrado que los contratos son útiles y fundamentales, claro que sí, pero cuando se acompañan de un adecuado proceso de debida diligencia que evidencie que la empresa/persona que va a firmar el contrato realmente es una entidad que cumple con todos los parámetros legales y técnicos para cumplir con el contrato de manera correcta dentro de los tiempos establecidos.

Por esta razón dentro de nuestra metodología de trabajo y portafolio de servicios, en cada una de las operaciones que ejecutamos, implementamos auditorías de fábrica y para operaciones superiores a USD 100.000 adicionalmente ejecutamos, reportes de crédito a través de oficiales legales con presencia en el país de origen del proveedor. Todas las compras que realizamos van acompañadas de un contrato de compraventa internacional con cláusulas de arbitraje bajo los parámetros del CISG, pedimos muestras, las evaluamos localmente y no solo eso, también guardamos contramuestras en origen para que cuando efectuemos nuestros controles de calidad pre-embarque no solo realicemos la inspección de calidad del producto bajo los estándares internacionales aplicables, sino que también comparamos contra la muestra inicial enviada por el proveedor y aprobada por nuestro cliente para que logremos ahí sí, minimizar el riesgo de inconsistencias, incumplimientos y pérdidas económicas en el proceso de compra y venta internacional.

Ahora bien, para todos aquellos empresarios que ejecutan compras internacionales y que hasta el momento no han necesitado de ninguna de estas herramientas para obtener buenos resultados en sus importaciones, quiero decirles que si bien lo que están haciendo no es lo ideal, algo deben estar haciendo bien para evitar estos inconvenientes que pueden suceder en el día a día, así que puedo decir con total humildad que los felicito y que los admiro, pues yo no sería capaz de transferir el capital de trabajo de mi empresa a una persona al otro lado del mundo sin antes verificar al menos sus antecedentes y referencias comerciales. Sin embargo, es importante que siempre sean cuidadosos y que ojalá en su camino hacia el crecimiento decidan implementar estas herramientas que les ayudarán a evitar que en una sola operación pierdan el trabajo de años.

Como conclusión, quiero invitar a todas las personas que lean este blog a que investiguen y evalúen a sus proveedores internacionales antes de iniciar un negocio. Hacerlo no cuesta nada en comparación a las potenciales pérdidas que se pueden generar cuando un proveedor toma ventaja de su posición en el negocio y actúa de mala fe, exista o no un contrato explícito de por medio para proteger sus intereses.